Audit FAQ

DEKRA Audit (werkzaam onder DEKRA Certification B.V.) beoordeelt de functionaliteit, effectiviteit en prestatie van uw bedrijfsprocessen, in relatie tot de risico’s die uw organisatie loopt. Wij toetsen deze processen aan de hand van de vastgestelde norm, een serie regels waaraan moet worden voldaan. De norm is van belang om certificatie mogelijk te maken, maar de feitelijke functionaliteit en prestatie van het managementsysteem voor uw organisatie, klanten, medewerkers en andere belanghebbenden staan voorop. DEKRA zet auditors in die doordringen tot de kern van de processen en daardoor de werkelijke knelpunten zichtbaar maken. Het gaat hierbij vooral om de effectiviteit van de processen in relatie tot de gestelde doelen, waarbij DEKRA de norm als referentie gebruikt.

Voorafgaand aan de certificatie-audit kunt u een proefaudit laten uitvoeren. De aanpak is hetzelfde als bij normale audits en heeft de volgende voordelen:

• u bepaalt zelf het onderwerp van de proefaudit;
• u krijgt snel inzicht in de status van het systeem en de mate van certificeerbaarheid;
• de eerste kennismaking met een externe audit stimuleert betrokkenheid van medewerkers.

In Nederland bestaan kwaliteitsnormen voor diverse soorten organisaties in de zorg: het HKZ-keurmerk, het Prezo-kwaliteitssysteem, de NHG-Praktijkaccreditering en de zorgaccreditatie van het NIAZ.

Sommige van deze normen en keurmerken zijn gebaseerd op de ISO 9001. Maar ze zijn nog gedetailleerder uitge¬werkt dan de ISO voor zorg en welzijn, en helemaal toegespitst op de praktijk van afzonderlijke zorgaanbieders als ziekenhuizen, huisartsen, verloskundigen enzovoort. Zo’n organisatiespecifieke norm kan worden toegepast in plaats van de ISO 9001 of ISO voor zorg en welzijn.

Het ‘DEKRA Netwerkpartner Concept’ past binnen de filosofie van DEKRA om u de allerbeste service en ondersteuning te bieden. Omdat DEKRA een certificerende instelling is, kunnen wij u zelf niet bijstaan met advies. Maar we hebben verschillende netwerkpartners die u onafhankelijk van advies kunnen voorzien.

Op het moment dat u een adviesvraag heeft, brengen wij u in contact met een vakkundig adviseur die u met raad en daad bijstaat. U herkent de adviseur aan de DEKRA Seal voor Netwerkpartners, het keurmerk dat hij draagt. Met het juiste advies kunt u het maximale uit uw organisatie halen, dus maak dankbaar gebruik van ons netwerk!

Voor BMI kunt u terecht bij preventiecertificaat.nl. Voor SCIOS kunt u bij SCIOS.nl terecht.

Voor het aanvragen van een offerte is er een aanvraagformulier beschikbaar op de website. Mocht er aanvullende informatie nodig zijn, dan nemen wij contact met u op. In de offerte vindt u een overzicht van het door u opgegeven toepassingsgebied (scope van het onderzoek), de betreffende norm en de tijdsbesteding die nodig is voor het uitvoeren van de audits.

Opdrachtverstrekking vindt plaats door ondertekening van de opdrachtverlening en/of certificatieovereenkomst. Na ontvangst van de opdracht neemt DEKRA zo spoedig mogelijk contact met u op voor het inplannen van de audit.

Na ontvangst van de opdracht ontvangt u een datumvoorstel voor de audit (per e-mail). Past het voorstel u niet, dan kunt u ons bellen en zoeken wij samen met u naar een passende datum.

Voor vragen over de actuele doorlooptijd kunt u ook contact met ons opnemen via email: of telefoon: +31 88 96 83016.

DEKRA's Assessment Services stellen u in staat in te zoomen op specifieke key performance indicators binnen uw organisatie. Samen leggen we parameters op het gebied van, bijvoorbeeld, kwaliteit of veiligheid vast en maken we ze toetsbaar. Door een of meerdere objectieve audits bekijken we of de parameters voldoen aan de opgestelde criteria. Met onze online rapportage tool krijgt u volledig inzicht in de actuele stand van zaken en kunt u direct stappen ondernemen als we een afwijking constateren.

Mail naar:

Of bel: +31 88 96 83017

Audits kunnen tot 20 werkdagen voor de eerst geplande auditdag kostenloos verzet worden. Tot 10 werkdagen wordt er 50% van de kosten in rekening gebracht. Bij verzetten binnen 10 werkdagen wordt 100% in rekening gebracht.

In verband met tijdige afhandeling van rapportage, beoordeling corrigerende maatregelen en certificatie hanteren wij de volgende richtlijnen.

• Audits vinden in principe minimaal 3 maanden voor de vervalmaand van het certificaat plaats.
• In geval van Renewal audits is dit bij voorkeur 4 tot 5 maanden voor de vervalmaand.
• Verder uitstellen van de audit kan betekenen dat (tijdige) certificatie in gevaar komt.

Opdrachtverstrekking vindt plaats door ondertekening van de opdrachtverlening en/of certificatieovereenkomst. Na ontvangst van de opdracht neemt DEKRA zo spoedig mogelijk contact met u op voor het inplannen van de audit.

De initiële certificatie-audit gebeurt in twee fasen. Afhankelijk van de grootte van uw organisatie en de norm, worden deze twee fasen al dan niet aaneengesloten uitgevoerd.

Initiële certificatie-audit — Fase 1

Tijdens de eerste fase van de initiële certificatie-audit zal DEKRA beoordelen of uw organisatie voorbereid is op de eigenlijke audit in fase 2. Dit geschiedt onder andere door beoordeling van:

• de managementsysteemdocumentatie;
• het interne auditproces, inclusief de uitgevoerde interne audits;
• de eigen directiebeoordeling (management review).

Tijdens deze fase valideren en verzamelen we de gegevens die tot de offerte hebben geleid en stellen we de auditagenda samen voor fase 2. DEKRA rapporteert over de resultaten van de eerste fase en bespreekt deze met u. De conclusie kan zijn dat uw organisatie gereed is om de tweede fase in te gaan óf dat het managementsysteem op een aantal punten nog onvoldoende is om de tweede fase in te gaan. Mocht dit laatste onverhoopt het geval zijn, dan wordt de planning hierop afgestemd.

Initiële certificatie-audit — Fase 2

Tijdens fase 2 toetst DEKRA de implementatie en effectiviteit van het managementsysteem binnen uw organisatie. Tijdens de eerste fase keken we globaal naar het managementsysteem, in deze fase heeft de audit meer diepgang. Tijdens de audit kunnen er tekortkomingen worden geconstateerd. Nadat alle tekortkomingen zijn afgehandeld, draagt de auditor uw organisatie voor aan het certificatiemanagement voor certificatie.

Tijdens de eerste fase van de initiële certificatie-audit zal DEKRA beoordelen of uw organisatie voorbereid is op de eigenlijke audit in fase 2. Dit geschiedt onder andere door beoordeling van: - de managementsysteemdocumentatie; - het interne auditproces, inclusief de uitgevoerde interne audits; - de eigen directiebeoordeling (management review). Tijdens deze fase valideren en verzamelen we de gegevens die tot de offerte hebben geleid en stellen we de auditagenda samen voor fase 2.

DEKRA rapporteert over de resultaten van de eerste fase en bespreekt deze met u. De conclusie kan zijn dat uw organisatie gereed is om de tweede fase in te gaan óf dat het managementsysteem op een aantal punten nog onvoldoende is om de tweede fase in te gaan. Mocht dit laatste onverhoopt het geval zijn, dan wordt de planning hierop afgestemd.

Tijdens fase 2 toetst DEKRA de implementatie en effectiviteit van het managementsysteem binnen uw organisatie. Tijdens de eerste fase keken we globaal naar het managementsysteem, in deze fase heeft de audit meer diepgang. Tijdens de audit kunnen er tekortkomingen worden geconstateerd. Nadat alle tekortkomingen zijn afgehandeld, draagt de auditor uw organisatie voor aan het certificatiemanagement voor certificatie.

Nadat het certificatiemanagement een positief certificatiebesluit heeft genomen, ontvangt u het certificaat. U verkrijgt het certificaat voor de periode van drie jaar. Tevens kunt u gebruik maken van de certificatiemerken die horen bij het certificaat. Daarnaast wordt uw organisatie als gecertificeerde organisatie opgenomen in de certificaten-database van DEKRA.

Deze certificatiemerken mag u gebruiken op uw website, briefpapier en andere uitingen, maar niet op producten. De voorwaarden die aan het gebruik van het certificaat en de certificatiemerken zijn verbonden zijn als bijlage aan de certificaatbrief toegevoegd. Er kunnen omstandigheden zijn waarbij niet aan alle voorwaarden voor certificatie voldaan wordt, bijvoorbeeld als de auditor geen positieve aanbeveling doet of als er niet aan contractuele voorwaarden wordt voldaan. In die gevallen besluit het certificatiemanagement dat er geen certificaat wordt verstrekt. Tegen een dergelijk besluit kan in beroep worden gegaan.

Zoals bepaald in de overeengekomen voorwaarden, verzoeken wij u wijzigingen in uw organisatie direct aan ons door te geven. Deze verplichting komt voort uit de normen waar wij aan gehouden zijn. Wijzigingen kunnen namelijk van invloed zijn op het auditprogramma of de samenstelling van het auditteam. Voorbeelden van wijzigingen zijn: - wijzigingen in de juridische, commerciële of organisatorische status van de organisatie; - wijzigingen in (de omvang van) de organisatie of haar management; - toepassingsgebied van het gecertificeerde managementsysteem; - grote veranderingen in het managementsysteem en/of processen. Mocht tijdens de audit blijken dat niet gecommuniceerde wijzigingen van invloed zijn op het auditprogramma of het auditteam, dan kan dit gevolgen hebben voor de voortgang van de audit, de omvang van het onderzoek en de certificatie. Daaraan verbonden kosten worden in rekening gebracht.

De geldigheid verschilt per type certificaat.

Bent u niet op de hoogte van de geldigheid van uw certificaat? Vraag de status op van uw certificaat via onze database

> Naar certificaten database

Of neem contact met ons op via +31 88 96 83017 en .

Deze certificatiemerken mag u gebruiken op uw website, briefpapier en andere uitingen, maar niet op producten. De voorwaarden die aan het gebruik van het certificaat en de certificatiemerken zijn verbonden zijn als bijlage aan de certificaatbrief toegevoegd.

Ja, dit is mogelijk. U kunt via DEKRA gecertificeerde organisaties, producten en personen vinden in onze certificaten database.

U ontvangt van ons een digitaal certificaat in het Nederlands. In sommige gevallen ontvangt u ook een Engelstalig certificaat. Buitenlandse bedrijven kunnen onder meer certificaten in het Frans, Duits of Engels (2-voudig) ontvangen. Op verzoek versturen wij ook een papieren certificaat.

Om een nieuw (personencertificatie) pasje aan te vragen kunt u naar dit nummer bellen: +31 88 96 83493

Na certificatie vindt tenminste jaarlijks een vervolgaudit plaats. Afhankelijk van de norm, of op uw verzoek, kunnen deze vervolgaudits ook halfjaarlijks geschieden. De allereerste vervolgaudit wordt niet later dan 12 maanden na de datum van afgifte van het certificaat uitgevoerd. DEKRA plant de vervolgaudits in overleg met u en kondigt deze ongeveer drie maanden van tevoren aan. Tijdens de vervolgaudits onderzoekt DEKRA wederom de functionaliteit, effectiviteit en prestatie van uw bedrijfsprocessen.

Verzoeken om uitbreiding of inperking van het toepassingsgebied dienen voorafgaand bekend te zijn, zodat de audit agenda daarop kan worden aangepast.

Na drie jaar vindt een hercertificatie-audit plaats. Tijdens deze hercertificatie-audit zal opnieuw een volledige beoordeling plaatsvinden, waarbij ook de prestatie van het managementsysteem gedurende de afgelopen drie jaar en de resultaten van de vervolgaudits worden beoordeeld. Nadat de hercertificatie-audit met goed gevolg is afgesloten, kan opnieuw tot certificatie worden overgegaan.

De hercertificatie-audit vindt minstens vier maanden voorafgaand aan de vervaldatum van het certificaat plaats. DEKRA kondigt deze audit circa drie maanden van tevoren aan.

Na certificatie vindt tenminste jaarlijks een vervolgaudit plaats. Afhankelijk van de norm, of op uw verzoek, kunnen deze vervolgaudits ook halfjaarlijks geschieden. De allereerste vervolgaudit wordt niet later dan 12 maanden na de datum van afgifte van het certificaat uitgevoerd. DEKRA plant de vervolgaudits in overleg met u en kondigt deze ongeveer drie maanden van tevoren aan. Tijdens de vervolgaudits onderzoekt DEKRA wederom de functionaliteit, effectiviteit en prestatie van uw bedrijfsprocessen. Verzoeken om uitbreiding of inperking van het toepassingsgebied dienen voorafgaand bekend te zijn, zodat de audit agenda daarop kan worden aangepast.

DEKRA rapporteert over de resultaten van de eerste fase en bespreekt deze met u. De conclusie kan zijn dat uw organisatie gereed is om de tweede fase in te gaan óf dat het managementsysteem op een aantal punten nog onvoldoende is om de tweede fase in te gaan. Mocht dit laatste onverhoopt het geval zijn, dan wordt de planning hierop afgestemd.

Er kunnen omstandigheden zijn waarbij niet aan alle voorwaarden voor certificatie voldaan wordt, bijvoorbeeld als de auditor geen positieve aanbeveling doet of als er niet aan contractuele voorwaarden wordt voldaan. In deze gevallen besluit het certificatiemanagement dat er geen certificaat wordt verstrekt. Tegen een dergelijk besluit kan in beroep worden gegaan.

Een tekortkoming is een afwijking ten opzichte van een eis in de norm en/of ten opzichte van het managementsysteem. DEKRA rapporteert tekortkomingen middels een zogenaamd feitenrapport.

Tekortkomingen zijn gegroepeerd naar de mate van het risico in ‘tekortkoming’ en ‘ernstige tekortkoming’. In die gevallen dat er tekortkomingen zijn vastgesteld, moet uw organisatie deze tekortkomingen afhandelen op basis van een gesloten verbeterkringloop. Uit analyses moet de oorzaak van de tekortkoming blijken en moet u onderzoeken of de verbetering de oorzaak weggenomen heeft en of dit ook toepasbaar is voor andere delen en processen van uw organisatie.

Opzeggen moet altijd schriftelijk worden gedaan, dit kan per e-mail aan .

Vermeld altijd duidelijk, certificaatnummers en de datum per wanneer u wilt opzeggen.

Of bel: +31 88 96 83017

Raadpleeg hiervoor ook onze algemene voorwaarden en uw contract.

Opzeggen betekent dat wij het certificaat beëindigen per opgegeven datum. Dit betekent dat u vanaf datum beëindigen niet meer gecertificeerd bent. U mag dan ook vanaf dat moment geen gebruik meer maken van de DEKRA naam, DEKRA Seal, uitingen op website, briefpapier en reclamemateriaal, of op enige andere wijze de indruk wekken dat er sprake is van certificatie. Eventuele derde partijen (bijv. NEN, HKZ, SSVV) worden op de hoogte gebracht.

Bij tussentijdse beëindiging worden altijd de kosten voor de eerstvolgende audit in rekening gebracht. Tot 3 maanden voor de vervaldatum, kunt u kosteloos per vervaldatum opzeggen. Indien er al een auditdatum is gepland, gelden daarnaast de eerder genoemde regels voor het tijdig annuleren van de audit.