Audit FAQ
Antwoord op al uw vragen
Heeft u vragen over een audit die door ons is uitgevoerd of wilt u meer weten over alle stappen in het certificeringsproces? Op deze pagina geven wij antwoord op veelgestelde vragen.
Over auditing
Hoe voeren wij audits uit bij DEKRA?
DEKRA Audit (werkzaam onder DEKRA Certification B.V.) beoordeelt de functionaliteit, effectiviteit en prestatie van uw bedrijfsprocessen, in relatie tot de risico’s die uw organisatie loopt. Wij toetsen deze processen aan de hand van de vastgestelde norm, een serie regels waaraan moet worden voldaan. De norm is van belang om certificatie mogelijk te maken, maar de feitelijke functionaliteit en prestatie van het managementsysteem voor uw organisatie, klanten, medewerkers en andere belanghebbenden staan voorop. DEKRA zet auditors in die doordringen tot de kern van de processen en daardoor de werkelijke knelpunten zichtbaar maken. Het gaat hierbij vooral om de effectiviteit van de processen in relatie tot de gestelde doelen, waarbij DEKRA de norm als referentie gebruikt.
Wat is een proefaudit?
Wat zijn organisatiespecifieke normen?
Wie kan mij begeleiden op het gebied van certificatie?
Waar vind ik BMI / SCIOS gecertificeerde bedrijven?
Een audit aanvragen
Hoe kan ik een offerte aanvragen?
Voor het aanvragen van een offerte is er een aanvraagformulier beschikbaar op de website. Mocht er aanvullende informatie nodig zijn, dan nemen wij contact met u op. In de offerte vindt u een overzicht van het door u opgegeven toepassingsgebied (scope van het onderzoek), de betreffende norm en de tijdsbesteding die nodig is voor het uitvoeren van de audits.
Hoe gaat het inplannen van een audit in zijn werk?
Wat is de gemiddelde doorlooptijd voor een auditplanning?
Kan ik ook zelf de auditcriteria bepalen? (Independent assessment)
Hoe kan ik een afspraak voor een audit verplaatsen / annuleren?
Hoe lang mag ik een audit uitstellen?
Wat kan ik verwachten na de opdrachtverlening?
De uitvoeringsfase
Wat gebeurt er tijdens een initiële certificatie-audit?
De initiële certificatie-audit gebeurt in twee fasen. Afhankelijk van de grootte van uw organisatie en de norm, worden deze twee fasen al dan niet aaneengesloten uitgevoerd.
Initiële certificatie-audit — Fase 1
Tijdens de eerste fase van de initiële certificatie-audit zal DEKRA beoordelen of uw organisatie voorbereid is op de eigenlijke audit in fase 2. Dit geschiedt onder andere door beoordeling van:
- de managementsysteemdocumentatie;
- het interne auditproces, inclusief de uitgevoerde interne audits;
- de eigen directiebeoordeling (management review).
Tijdens deze fase valideren en verzamelen we de gegevens die tot de offerte hebben geleid en stellen we de auditagenda samen voor fase 2. DEKRA rapporteert over de resultaten van de eerste fase en bespreekt deze met u. De conclusie kan zijn dat uw organisatie gereed is om de tweede fase in te gaan óf dat het managementsysteem op een aantal punten nog onvoldoende is om de tweede fase in te gaan. Mocht dit laatste onverhoopt het geval zijn, dan wordt de planning hierop afgestemd.
Initiële certificatie-audit — Fase 2
Tijdens fase 2 toetst DEKRA de implementatie en effectiviteit van het managementsysteem binnen uw organisatie. Tijdens de eerste fase keken we globaal naar het managementsysteem, in deze fase heeft de audit meer diepgang. Tijdens de audit kunnen er tekortkomingen worden geconstateerd. Nadat alle tekortkomingen zijn afgehandeld, draagt de auditor uw organisatie voor aan het certificatiemanagement voor certificatie.
Wat kan ik verwachten na de uitvoering fase 1?
Wat kan ik verwachten na de uitvoering fase 2?
Het certificaat
Wat kan ik verwachten na ontvangst van het certificaat?
Nadat het certificatiemanagement een positief certificatiebesluit heeft genomen, ontvangt u het certificaat. U verkrijgt het certificaat voor de periode van drie jaar. Tevens kunt u gebruik maken van de certificatiemerken die horen bij het certificaat. Daarnaast wordt uw organisatie als gecertificeerde organisatie opgenomen in de certificaten-database van DEKRA.
Deze certificatiemerken mag u gebruiken op uw website, briefpapier en andere uitingen, maar niet op producten. De voorwaarden die aan het gebruik van het certificaat en de certificatiemerken zijn verbonden zijn als bijlage aan de certificaatbrief toegevoegd. Er kunnen omstandigheden zijn waarbij niet aan alle voorwaarden voor certificatie voldaan wordt, bijvoorbeeld als de auditor geen positieve aanbeveling doet of als er niet aan contractuele voorwaarden wordt voldaan. In die gevallen besluit het certificatiemanagement dat er geen certificaat wordt verstrekt. Tegen een dergelijk besluit kan in beroep worden gegaan.
Wat moet ik doen als er wijzigingen in mijn organisatie plaats gaan vinden / hebben gevonden?
Hoe lang is mijn certificaat geldig?
Waar mag ik mijn certificatiemerken gebruiken?
Kan ik de geldigheid van een certificaat controleren?
Hoeveel exemplaren van mijn certificaat krijg ik / in welke talen?
Hoe kan ik een nieuw (personencertificatie) pasje opvragen?
Rapportage en vervolgaudits
Wat vindt plaats na de certificatie van mijn organisatie?
Na certificatie vindt tenminste jaarlijks een vervolgaudit plaats. Afhankelijk van de norm, of op uw verzoek, kunnen deze vervolgaudits ook halfjaarlijks geschieden. De allereerste vervolgaudit wordt niet later dan 12 maanden na de datum van afgifte van het certificaat uitgevoerd. DEKRA plant de vervolgaudits in overleg met u en kondigt deze ongeveer drie maanden van tevoren aan. Tijdens de vervolgaudits onderzoekt DEKRA wederom de functionaliteit, effectiviteit en prestatie van uw bedrijfsprocessen.
Verzoeken om uitbreiding of inperking van het toepassingsgebied dienen voorafgaand bekend te zijn, zodat de audit agenda daarop kan worden aangepast.
Na drie jaar vindt een hercertificatie-audit plaats. Tijdens deze hercertificatie-audit zal opnieuw een volledige beoordeling plaatsvinden, waarbij ook de prestatie van het managementsysteem gedurende de afgelopen drie jaar en de resultaten van de vervolgaudits worden beoordeeld. Nadat de hercertificatie-audit met goed gevolg is afgesloten, kan opnieuw tot certificatie worden overgegaan.
De hercertificatie-audit vindt minstens vier maanden voorafgaand aan de vervaldatum van het certificaat plaats. DEKRA kondigt deze audit circa drie maanden van tevoren aan.
Wat kan ik verwachten na de uitvoering 2e vervolgaudit?
Tekortkoming of annulering
Wat als niet aan alle voorwaarden voor certificatie voldaan wordt?
Er kunnen omstandigheden zijn waarbij niet aan alle voorwaarden voor certificatie voldaan wordt, bijvoorbeeld als de auditor geen positieve aanbeveling doet of als er niet aan contractuele voorwaarden wordt voldaan. In deze gevallen besluit het certificatiemanagement dat er geen certificaat wordt verstrekt. Tegen een dergelijk besluit kan in beroep worden gegaan.
Wat zijn tekortkomingen en hoe worden die afgehandeld?
Wat zijn de gevolgen als ik het plan van aanpak (voor het oplossen van de tekortkomingen) niet op tijd aanlever?
Wat zijn de gevolgen als het van aanpak niet wordt goedgekeurd door de auditor?
Hoe kan ik opzeggen?
Wat zijn de gevolgen als ik opzeg?