Tekortkomingen en de afhandeling
Een tekortkoming is een afwijking ten opzichte van een eis in de norm en/of ten opzichte van het managementsysteem. DEKRA rapporteert tekortkomingen in een feitenrapport. Als er tekortkomingen zijn vastgesteld moet uw organisatie deze tekortkomingen afhandelen. Uit analyse moet de oorzaak van de tekortkoming blijken. Daarbij moet u onderzoeken of de verbetering de oorzaak weggenomen heeft en of dit ook toepasbaar is op andere delen en processen van uw organisatie.
Classificatie tekortkomingen
Tekortkomingen zijn gegroepeerd als ‘tekortkoming’ of ‘ernstige tekortkoming’, gebaseerd op de mate waarin de tekortkoming een risico vormt.
Tekortkoming
Bij een tekortkoming wordt niet volledig aan de eis voldaan. De afwijking is aantoonbaar:
- niet-stelselmatig;
- een opzichzelfstaand incident;
- leidt waarschijnlijk niet tot het falen van het managementsysteem.
De organisatie moet bij een tekortkoming binnen 90 dagen na de audit een verbeterplan opsturen naar DEKRA. DEKRA toetst de implementatie en effectiviteit tijdens de eerstvolgende audit, tenzij anders is afgesproken. Als de implementatie en effectiviteit direct kan worden aangetoond, kan de auditor ook besluiten de tekortkoming gelijk te sluiten.
Ernstige tekortkoming
Bij een ernstige tekortkoming wordt helemaal niet aan de eis voldaan. De afwijking heeft aantoonbaar betrekking op:
- stelselmatig falen van het managementsysteem;
- situaties die kunnen leiden tot het niet nakomen van (met klanten) gemaakte afspraken of het niet voldoen aan wetgeving;
- situaties die kunnen leiden tot uitval of beperkte bruikbaarheid van producten of diensten, of schade kunnen aanbrengen aan omgeving, veiligheid en/of gezondheid.
De organisatie moet bij een ernstige tekortkoming:
- binnen 30 dagen na de audit een verbeterplan opsturen naar DEKRA;
- binnen 90 dagen na de audit de oorzaken opsporen en wegnemen en de bewijsvoering hiervan ter toetsing opsturen naar DEKRA.
Afhandeling tekortkoming en opschorting van certificaat
DEKRA moet de afhandeling van een (ernstige) tekortkoming altijd toetsen, beoordelen en rapporteren. Dat kan door middel van een administratieve beoordeling van de maatregelen of een extra audit op locatie. Een dergelijke audit wordt ook wel een ‘corrigerende maatregelen-audit’ genoemd.
Als niet aan de voorwaarden voldaan wordt, is DEKRA genoodzaakt certificatie op te schorten of de schorsing te verlengen.
Opschorting kan ook plaatsvinden bij
- Misbruik van het certificaat
- Niet kunnen uitvoeren van vervolgaudits
- Herhaaldelijk niet tijdig inleveren van corrigerende maatregelen
- Op verzoek van de certificaathouder
In geval van opschorting verzoekt DEKRA u een verbeterplan op te stellen. DEKRA beoordeelt vervolgens of het certificaat wordt gecontinueerd of ingetrokken.
Bent u het niet eens met een besluit dat is genomen door DEKRA Certification B.V. te Arnhem?