Wat als uw organisatie te groot wordt?
Ontdek wat u moet doen als uw organisatie de grenzen van HKZ Kleine Organisaties overschrijdt en hoe u soepel overstapt naar een nieuwe norm.
Aanvragen
HKZ Kleine Organisaties
Eén HKZ-norm speciaal voor kleinere zorg- en welzijnsorganisaties
HKZ Kleine Organisaties is een specifieke kwaliteitsnorm voor kleine zorg- en welzijnsinstellingen van HKZ (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector). Met deze certificering toont u aan dat uw organisatie voldoet aan professionele kwaliteitsstandaarden en dat u continu werkt aan verbetering. Of uw organisatie nu actief is binnen de Wet Langdurige Zorg (WLZ), de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) of een andere zorgsector, met een HKZ-certificaat bewijst u dat uw kwaliteit op orde is en blijft.
Voor wie is HKZ keurmerk Kleine Organisaties bedoeld?
De naam HKZ Kleine Organisaties verraadt het al: deze norm is bedoeld voor zorg- en welzijnsorganisaties die kwaliteitsmanagement willen implementeren en borgen, maar niet de omvang en complexiteit hebben van grotere instellingen. Zo helpt deze HKZ-certificering kleinere organisaties bij het opzetten en verbeteren van een effectief zorg managementsysteem. Het HKZ keurmerk Kleine Organisaties is specifiek ontwikkeld voor:
- Kleine zorgaanbieders zoals zelfstandige behandelcentra, praktijken van zelfstandige zorgverleners en kleinschalige zorginstellingen.
- Zorg- en welzijnsorganisaties met beperkte personeelsomvang, tot max. 10 fte's.
- Zorgondernemers die een kwaliteitskeurmerk willen behalen om hun professionaliteit en betrouwbaarheid aan te tonen.
- Organisaties zonder complexe managementstructuren, waarbij het kwaliteitsmanagement eenvoudig en praktisch toepasbaar moet zijn.
Continu leren en verbeteren met HKZ Kleine Organisaties
Het certificatieschema HKZ voor Kleine Organisaties helpt om risico’s op zowel organisatie- als procesniveau helder in kaart te brengen. Dit stelt u in staat om effectief verbeterpunten door te voeren zonder onnodige administratieve belasting. Deze norm is specifiek aangepast aan de zorgsector, met extra aandacht voor de unieke kenmerken van kleine zorginstellingen. Hierdoor sluit HKZ Kleine Organisaties perfect aan op actuele thema’s zoals:
✅ Eigen regie van de cliënt
✅ Samenwerking met ketenpartners
✅ Shared decision making (patiëntenparticipatie)
✅ Samenwerking met ketenpartners
✅ Shared decision making (patiëntenparticipatie)
Bovendien stellen steeds meer opdrachtgevers, zoals verzekeraars en overheden, HKZ-certificering verplicht. Het grootste voordeel? Het stimuleert een cultuur van continu leren en verbeteren, en dat maakt uw organisatie sterker en toekomstbestendig.
Certificeringstraject
Ons certificeringstraject bestaat uit 7 duidelijke stappen. Zo weet u vooraf wat u kunt verwachten, welke voorbereidingen nodig zijn en hoe het traject verloopt van kennismaking tot certificering en opvolging.
HKZ KO audit in 7 stappen
Uitleg van het proces
De eerste stap in het certificeringstraject is een kennismaking. In deze fase krijgt u inzicht in het certificeringsproces, de normeisen en de opbouw van het traject. Ook lichten wij toe wat er van uw organisatie wordt verwacht om het proces zorgvuldig en efficiënt te doorlopen.
Offerteaanvraag, offerte en opdrachtbevestiging
Na de kennismaking volgt de offertefase. Wij streven in dit proces naar volledige transparantie. In de offerte staan de kosten, planning, voorwaarden en uitgangspunten helder beschreven. Na akkoord en ontvangst van de getekende certificatieovereenkomst wordt het traject formeel gestart en kunnen de audits worden ingepland.
Audit inplannen en voorbereiden
Zodra de certificatieovereenkomst is ontvangen, plannen wij de audit in op basis van de beschikbaarheid en wensen van beide partijen.
Een goede voorbereiding is belangrijk voor een efficiënt audittraject. De belangrijkste voorbereidende taken zijn:
- het opstellen van verplichte documentatie en registraties
- het vaststellen en meten van prestatie-indicatoren
- het uitvoeren van een cliënttevredenheidsonderzoek
Gemiddeld duurt het zeven tot negen maanden om een kwaliteitssysteem op te zetten en te implementeren. Wanneer de voorbereidingen zijn afgerond, kan de audit plaatsvinden.
Om te bepalen of uw organisatie gereed is voor certificering, zijn er twee mogelijkheden:
- Zelfcontrole: u beoordeelt zelf, eventueel samen met een adviseur, of uw organisatie klaar is voor de audit
- Proefaudit door DEKRA: u laat vrijblijvend een proefaudit uitvoeren om uw gereedheid te toetsen
Als certificerende instelling mag DEKRA geen advies geven of ondersteuning bieden bij het opzetten van een kwaliteitssysteem.
De initiële certificatie-audit bestaat uit twee fasen:
- Fase 1: beoordeling van de documentatie en toetsing van de voorbereiding op certificering
- Fase 2: beoordeling van de implementatie van de norm en de werking daarvan in de praktijk
In sommige gevallen kunnen fase 1 en fase 2 op één dag worden uitgevoerd. Dan is het extra belangrijk dat uw organisatie aantoonbaar gereed is voor certificering.
Blijkt tijdens fase 1 dat uw organisatie nog niet klaar is voor fase 2, dan moet de audit worden afgebroken en opnieuw worden ingepland. In dat geval kunnen extra kosten in rekening worden gebracht.
Verwerking, rapportage en review
Na de audit worden de bevindingen vastgelegd in een auditrapport. Vervolgens wordt dit rapport beoordeeld volgens het vierogenprincipe. Dat betekent dat ten minste twee deskundigen het rapport en het auditresultaat controleren om de zorgvuldigheid, nauwkeurigheid en objectiviteit te waarborgen.
Uw officiële certificering HKZ KO
Wanneer uw organisatie aan alle eisen voldoet, ontvangt u het certificaat. Dit certificaat is drie jaar geldig en bevestigt dat uw organisatie werkt volgens de norm HKZ Kleine Organisaties.
Vervolgaudits en hercertificering
Om de geldigheid van het certificaat te behouden, vinden jaarlijks vervolgaudits plaats. Tijdens deze audits beoordelen wij of uw organisatie de norm blijft naleven, verbeteringen doorvoert en de kwaliteit blijvend borgt.
Na drie jaar volgt hercertificering. Daarbij wordt opnieuw beoordeeld of uw organisatie nog steeds aan alle eisen voldoet om het certificaat te kunnen behouden.
Wat zijn de voordelen voor HKZ Kleine Organisaties?
- Efficiëntere processen: Minder administratieve last en meer focus op zorgverlening.
- Verhoogd vertrouwen: Cliënten, ketenpartners en financiers zien uw organisatie als betrouwbare zorgaanbieder.
- Betere samenwerking: De norm stimuleert een integrale aanpak en samenwerking binnen de zorgketen.
- Aantrekkelijk voor medewerkers: Werken bij een HKZ-gecertificeerde organisatie betekent werken in een kwaliteitsgerichte omgeving.
HKZ Kleine Organisaties certificering
Klaar voor de eerste stap?
Met DEKRA als uw certificeringspartner voor HKZ Kleine Organisaties, profiteert u van een deskundige, praktische aanpak die wordt ondersteund door bewezen ervaring. Onze auditoren staan klaar om u meer informatie te geven over het volledige proces van managementsysteem- en procescertificering. Neem vandaag nog contact op met DEKRA en zet de volgende stap naar een sterke, toekomstbestendige organisatie.