Wat als uw organisatie te groot wordt?
Ontdek wat u moet doen als uw organisatie de grenzen van HKZ Kleine Organisaties overschrijdt en hoe u soepel overstapt naar een nieuwe norm.
Aanvragen
HKZ Kleine Organisaties
Eén HKZ-norm speciaal voor kleinere zorg- en welzijnsorganisaties
HKZ Kleine Organisaties is een specifieke kwaliteitsnorm voor kleine zorg- en welzijnsinstellingen van HKZ (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector). Met deze certificering toont u aan dat uw organisatie voldoet aan professionele kwaliteitsstandaarden en dat u continu werkt aan verbetering. Of uw organisatie nu actief is binnen de Wet Langdurige Zorg (WLZ), de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) of een andere zorgsector, met een HKZ-certificaat bewijst u dat uw kwaliteit op orde is en blijft.
Wat is HKZ Kleine Organisaties?
HKZ Kleine Organisaties is een kwaliteitsnorm die speciaal is ontwikkeld voor kleine zorg- en welzijnsorganisaties. De norm helpt u om de kwaliteit en veiligheid van uw dienstverlening aantoonbaar te maken. Ook ondersteunt de norm u bij het continu verbeteren van uw organisatie.
De norm is afgestemd op de praktijk van kleinere organisaties. Zo zijn alleen de onderdelen opgenomen die relevant zijn voor organisaties met maximaal 10 fte en één vestiging. Zo blijft het kwaliteitssysteem overzichtelijk en praktisch, zonder extra administratie.
Met een HKZ-certificaat laat u cliënten, medewerkers, opdrachtgevers en andere belanghebbenden zien dat uw organisatie zorgvuldig werkt aan kwaliteit. Daarbij is er aandacht voor onder andere de dagelijkse werkwijze, veiligheid, cliëntervaringen en het continu verbeteren van de zorg en dienstverlening.
Kortom: HKZ Kleine Organisaties helpt kleine zorg- en welzijnsorganisaties om hun kwaliteit op een praktische manier te waarborgen en onafhankelijk te laten beoordelen.
Voor wie is HKZ keurmerk Kleine Organisaties bedoeld?
De naam HKZ Kleine Organisaties verraadt het al: deze norm is bedoeld voor zorg- en welzijnsorganisaties die kwaliteitsmanagement willen implementeren en borgen, maar niet de omvang en complexiteit hebben van grotere instellingen. Zo helpt deze HKZ-certificering kleinere organisaties bij het opzetten en verbeteren van een effectief zorg managementsysteem. Het HKZ keurmerk Kleine Organisaties is specifiek ontwikkeld voor:
- Kleine zorgaanbieders zoals zelfstandige behandelcentra, praktijken van zelfstandige zorgverleners en kleinschalige zorginstellingen.
- Zorg- en welzijnsorganisaties met beperkte personeelsomvang, tot max. 10 fte's.
- Zorgondernemers die een kwaliteitskeurmerk willen behalen om hun professionaliteit en betrouwbaarheid aan te tonen.
- Organisaties zonder complexe managementstructuren, waarbij het kwaliteitsmanagement eenvoudig en praktisch toepasbaar moet zijn.
Continu leren en verbeteren met HKZ Kleine Organisaties
Het certificatieschema HKZ voor Kleine Organisaties helpt om risico’s op zowel organisatie- als procesniveau helder in kaart te brengen. Dit stelt u in staat om effectief verbeterpunten door te voeren zonder onnodige administratieve belasting. Deze norm is specifiek aangepast aan de zorgsector, met extra aandacht voor de unieke kenmerken van kleine zorginstellingen. Hierdoor sluit HKZ Kleine Organisaties perfect aan op actuele thema’s zoals:
✅ Eigen regie van de cliënt
✅ Samenwerking met ketenpartners
✅ Shared decision making (patiëntenparticipatie)
✅ Samenwerking met ketenpartners
✅ Shared decision making (patiëntenparticipatie)
Bovendien stellen steeds meer opdrachtgevers, zoals verzekeraars en overheden, HKZ-certificering verplicht. Het grootste voordeel? Het stimuleert een cultuur van continu leren en verbeteren, en dat maakt uw organisatie sterker en toekomstbestendig.
Certificeringstraject
Ons certificeringstraject bestaat uit 7 duidelijke stappen. Zo weet u vooraf wat u kunt verwachten, welke voorbereidingen nodig zijn en hoe het traject verloopt van kennismaking tot certificering en opvolging.
HKZ KO audit in 7 stappen
Uitleg van het proces
De eerste stap in het certificeringstraject is een kennismaking. In deze fase krijgt u inzicht in het certificeringsproces, de normeisen en de opbouw van het traject. Ook lichten wij toe wat er van uw organisatie wordt verwacht om het proces zorgvuldig en efficiënt te doorlopen.
Offerteaanvraag, offerte en opdrachtbevestiging
Na de kennismaking volgt de offertefase. Wij streven in dit proces naar volledige transparantie. In de offerte staan de kosten, planning, voorwaarden en uitgangspunten helder beschreven. Na akkoord en ontvangst van de getekende certificatieovereenkomst wordt het traject formeel gestart en kunnen de audits worden ingepland.
Audit inplannen en voorbereiden
Zodra de certificatieovereenkomst is ontvangen, plannen wij de audit in op basis van de beschikbaarheid en wensen van beide partijen.
Een goede voorbereiding is belangrijk voor een efficiënt audittraject. De belangrijkste voorbereidende taken zijn:
- het opstellen van verplichte documentatie en registraties
- het vaststellen en meten van prestatie-indicatoren
- het uitvoeren van een cliënttevredenheidsonderzoek
Gemiddeld duurt het zeven tot negen maanden om een kwaliteitssysteem op te zetten en te implementeren. Wanneer de voorbereidingen zijn afgerond, kan de audit plaatsvinden.
Om te bepalen of uw organisatie gereed is voor certificering, zijn er twee mogelijkheden:
- Zelfcontrole: u beoordeelt zelf, eventueel samen met een adviseur, of uw organisatie klaar is voor de audit
- Proefaudit door DEKRA: u laat vrijblijvend een proefaudit uitvoeren om uw gereedheid te toetsen
Als certificerende instelling mag DEKRA geen advies geven of ondersteuning bieden bij het opzetten van een kwaliteitssysteem.
De initiële certificatie-audit bestaat uit twee fasen:
- Fase 1: beoordeling van de documentatie en toetsing van de voorbereiding op certificering
- Fase 2: beoordeling van de implementatie van de norm en de werking daarvan in de praktijk
In sommige gevallen kunnen fase 1 en fase 2 op één dag worden uitgevoerd. Dan is het extra belangrijk dat uw organisatie aantoonbaar gereed is voor certificering.
Blijkt tijdens fase 1 dat uw organisatie nog niet klaar is voor fase 2, dan moet de audit worden afgebroken en opnieuw worden ingepland. In dat geval kunnen extra kosten in rekening worden gebracht.
Verwerking, rapportage en review
Na de audit worden de bevindingen vastgelegd in een auditrapport. Vervolgens wordt dit rapport beoordeeld volgens het vierogenprincipe. Dat betekent dat ten minste twee deskundigen het rapport en het auditresultaat controleren om de zorgvuldigheid, nauwkeurigheid en objectiviteit te waarborgen.
Uw officiële certificering HKZ KO
Wanneer uw organisatie aan alle eisen voldoet, ontvangt u het certificaat. Dit certificaat is drie jaar geldig en bevestigt dat uw organisatie werkt volgens de norm HKZ Kleine Organisaties.
Vervolgaudits en hercertificering
Om de geldigheid van het certificaat te behouden, vinden jaarlijks vervolgaudits plaats. Tijdens deze audits beoordelen wij of uw organisatie de norm blijft naleven, verbeteringen doorvoert en de kwaliteit blijvend borgt.
Na drie jaar volgt hercertificering. Daarbij wordt opnieuw beoordeeld of uw organisatie nog steeds aan alle eisen voldoet om het certificaat te kunnen behouden.
Wat zijn de voordelen voor HKZ Kleine Organisaties?
- Efficiëntere processen: Minder administratieve last en meer focus op zorgverlening.
- Verhoogd vertrouwen: Cliënten, ketenpartners en financiers zien uw organisatie als betrouwbare zorgaanbieder.
- Betere samenwerking: De norm stimuleert een integrale aanpak en samenwerking binnen de zorgketen.
- Aantrekkelijk voor medewerkers: Werken bij een HKZ-gecertificeerde organisatie betekent werken in een kwaliteitsgerichte omgeving.
HKZ Kleine Organisaties certificering
Klaar voor de eerste stap?
Met DEKRA als uw certificeringspartner voor HKZ Kleine Organisaties, profiteert u van een deskundige, praktische aanpak die wordt ondersteund door bewezen ervaring. Onze auditoren staan klaar om u meer informatie te geven over het volledige proces van managementsysteem- en procescertificering. Neem vandaag nog contact op met DEKRA en zet de volgende stap naar een sterke, toekomstbestendige organisatie.
FAQs over HKZ Kleine Organisaties certificering
Uw organisatie komt in aanmerking voor HKZ Kleine Organisaties als u actief bent in de sector zorg en welzijn en maximaal 10 fte heeft. Daarnaast heeft uw organisatie één vestiging met één managementteam en bent u ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Activiteiten mogen wel op verschillende locaties plaatsvinden, bijvoorbeeld wanneer u bij cliënten thuis of op meerdere zorglocaties werkt.
HKZ Kleine Organisaties is speciaal ontwikkeld voor kleinere zorg- en welzijnsorganisaties. De norm houdt rekening met de omvang en beperkte managementstructuur van deze organisaties. Onderwerpen die voor kleine organisaties niet relevant zijn, zijn uit het schema gelaten. De reguliere HKZ-norm Zorg en Welzijn is breder toepasbaar en is bedoeld voor verschillende typen zorg- en welzijnsorganisaties.
Uw organisatie moet voldoen aan alle eisen uit het certificatieschema HKZ Kleine Organisaties. Er kunnen geen eisen uit het schema worden uitgesloten. De norm richt zich onder andere op de kwaliteit en veiligheid van de zorg, cliëntervaringen, de dagelijkse werkwijze en het continu verbeteren van uw dienstverlening.
Dit verschilt per organisatie en hangt onder andere af van hoe ver uw kwaliteitssysteem is ontwikkeld. Als u nog moet beginnen met het opzetten en implementeren van een kwaliteitssysteem, duurt dit gemiddeld zeven tot negen maanden. Daarna volgt de certificeringsaudit.
Een HKZ-certificaat is drie jaar geldig. Om het certificaat geldig te houden, vindt ieder jaar een vervolgaudit plaats. Hierbij wordt beoordeeld of uw organisatie nog steeds aan de eisen voldoet en blijft werken aan verbetering. Na drie jaar volgt een hercertificering.
De kosten zijn afhankelijk van verschillende factoren, zoals de omvang en situatie van uw organisatie, de benodigde auditinspanning en de planning van het certificeringstraject. Na een kennismaking ontvangt u een offerte waarin de kosten, planning en uitgangspunten zijn opgenomen.
Nee, HKZ-certificering is op zichzelf niet wettelijk verplicht. Wel kunnen opdrachtgevers, zoals gemeenten en zorgverzekeraars, certificering als voorwaarde stellen voor een samenwerking of contract. Of certificering voor uw organisatie verplicht is, hangt daarom af van uw situatie en de eisen van uw opdrachtgevers.
U kunt uw organisatie zelf voorbereiden op certificering. U kunt ook een adviseur inschakelen om u hierbij te ondersteunen. Daarnaast kunt u kiezen voor een proefaudit door DEKRA om vooraf te beoordelen of uw organisatie klaar is voor de certificeringsaudit. Als onafhankelijke certificerende instelling mag DEKRA u niet adviseren over het opzetten van uw kwaliteitssysteem.
Een proefaudit is een vrijblijvende voorbereiding op de certificeringsaudit. Hiermee krijgt u inzicht in hoeverre uw organisatie klaar is voor certificering. De initiële certificeringsaudit is de officiële audit waarmee wordt beoordeeld of uw organisatie aan de eisen van HKZ Kleine Organisaties voldoet. Deze audit bestaat uit een beoordeling van de documentatie en een beoordeling van de toepassing van de norm in de praktijk.
Groeit uw organisatie boven de grens van 10 fte of voldoet u niet meer aan de andere voorwaarden van HKZ Kleine Organisaties? Dan past deze norm niet meer bij uw organisatie. U zult dan moeten overstappen naar een andere passende HKZ-norm. Wilt u weten wat dit betekent en hoe u zich hierop kunt voorbereiden? Lees dan onze whitepaper over de overstap wanneer uw organisatie groeit.
U kunt bij DEKRA een offerte aanvragen voor HKZ Kleine Organisaties. Na een eerste kennismaking bespreken we uw organisatie, het certificeringstraject en de benodigde audit. Vervolgens ontvangt u een offerte met de kosten, planning en voorwaarden. Na uw akkoord en de ondertekende certificeringsovereenkomst kan het traject worden ingepland.